L’Acquario di Genova è la location ideale per un evento aziendale esclusivo e, da oltre 15 anni, la Divisione Meetings & Events della struttura organizza convention, presentazioni, colazioni di lavoro, eventi esclusivi… e tanto altro.

Ma come si gestisce operativamente un evento così importante?

Ce lo racconta Mario Cafferata, Coordinatore operativo Acquario di Genova Meetings & Events.

 

Buongiorno Mario. Normalmente quando pensiamo ad un evento consideriamo solo il momento finale, quando arrivano gli ospiti, le luci sono soffuse e i camerieri sono già pronti a servire l’aperitivo… ma un evento incomincia molto prima, vero?

Certamente, l’evento prevede un grosso lavoro di preparazione, sia per un importante convegno scientifico sia per una semplice colazione di lavoro. Perché tutto sia perfetto durante l’evento dobbiamo programmare ogni dettaglio, valutare ogni aspetto: la logistica dell’accesso degli ospiti, il personale per l’accompagnamento, gli spazi adeguati per gli allestimenti dei catering, l’interazione con il pubblico dei visitatori e con gli animali nelle vasche…

Il sopralluogo con il cliente è un momento importante per la buona riuscita di un evento…

Il sopralluogo è il momento fondamentale per cercare di individuare le aspettative e superarle, stupendo gli ospiti con le risorse professionali della squadra. Il cliente deve prendere coscienza degli spazi a disposizione e delle piene potenzialità della nostra struttura, ma anche dei limiti tecnici che la caratterizzano. Spesso proprio durante il sopralluogo, rendendosi conto di persona delle potenzialità della potenzialità della nostra struttura, il cliente decide di modificare l’evento, magari ampliandolo.

Voi vi occupate anche degli aspetti tecnici… musica, luci, proiezioni…

Abbiamo come risorse interne personale plurilingue e tecnici specializzati in audio-video ,che riescono a creare la giusta atmosfera, il giusto effetto, proprio come desiderato dal cliente. Per chi non ha mai assistito ad un evento in Acquario è difficile immaginare la trasformazione che avviene. Inoltre il personale altamente qualificato accompagna gli ospiti in ogni loro esigenza, con professionalità e discrezione.

E del catering….

Posso solo accennare  al fatto che collaboriamo con delle vere eccellenze per garantire un rapporto di qualità, lavorando in sinergia, anche se la scelta finale  del menu spetta sempre al cliente.

Finalmente arriva il giorno dell’evento: come vi preparate?

Con contatti costanti con il cliente ,briefing con la squadra e aggiornamenti con il catering. Cerchiamo di non dare nulla per scontato, anche nelle procedure di routine, al fine di non tralasciare nulla che possa poi creare un disservizio durante l’evento. Ci prepariamo anche a risolvere eventuali problematiche che possano occorrere durante la serata, intervenendo tempestivamente.

Gli ospiti sono arrivati e si stanno divertendo… e lo staff?

Lo staff vive questo momento come un primo feedbak positivo sul lavoro svolto perché ha come scopo del suo lavoro la soddisfazione del cliente. Certo l’attenzione non cala mai: da buoni padroni di casa siamo sempre a disposizione per le esigenze degli ospiti.

E alla fine gli ospiti se ne vanno: che cosa succede quando tutti sono usciti?

Ci sono addetti che rimangono anche oltre, per seguire i disallestimenti e accertarsi che tutto sia predisposto per l’accesso del pubblico o… per l’evento successivo. Inoltre la sicurezza è al centro del nostro impegno e non termina alla fine dell’evento ma ci impegna continuamente.

C’è un evento che ricorda in particolare, o qualche aneddoto che le fa piacere raccontarci?

Prima di un evento importante sulla tolda sulla  Nave Blu ,mentre stavamo allestendo si è scatenata una tromba d’aria proveniente dal mare. Abbiamo subito pensato a mettere tutto all’interno per preservare l’allestimento, e agendo con la massima destrezza e tempestività ,siamo riusciti a mettere tutto quanto in sicurezza ,facendo dell’evento un vero successo.